Introduction et concepts de B.O. et création d' Univers avec l'assistant

Le tutoriel complet est divisé en quatre parties (celle-ci est la première : qui présente les bases et les concepts de BO).

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Introduction

Cette première partie pose les fondements et les concepts de Designer. Une présentation détaillée du module designer qui ira à la création de votre premier Univers via l'assistant. Ce tutoriel s'adresse à un public averti.

Les prérequis : une bonne connaissance en informatique générale et une bonne pratique des systèmes d'information sont souhaitées ; connaitre le mode de fonctionnement des systèmes de bases de données relationnelles (Oracle, Sybase, Sql Server, etc.) est également un atout pour suivre ce tutoriel. La maitrise du langage SQL et la connaissance d'un outil de modélisation comme Power designer est nécessaire. Afin de suivre ce tutoriel dans les meilleures conditions : « Installation de Business Objects (version 5, 6.1 ou 6.5) en local. » Bases de données (Access, Oracle, etc.) en local. " Surtout Suite Microsoft Office : Access (utilisé dans ce tutoriel).

I. Qu'est-ce que Business Objects

Business Objects est avant tout une société franco-américaine née en 1989 et a conçu un outil d'aide à la décision accessible à l'utilisateur final. Il permet l'interrogation, la présentation et l'analyse des données issues d'un système d'informations afin de prendre des décisions.

II. Les concepts de Business Objects

- Autonomie des utilisateurs

L'objectif de Business Objects est de permettre à un utilisateur non informaticien d'interroger lui-même de façon intuitive les données d'une base de données relationnelle centralisée sur un serveur. En effet tout utilisateur désirant accéder aux données d'une base relationnelle doit connaitre : « La structure de la base de données, » Et le langage SQL Business Objects permet de masquer cette complexité technique en proposant une représentation des données orientées métier qui regroupe les mots du vocabulaire professionnel de l'utilisateur. Business Objects utilise les standards de la bureautique : Interface standardisée Windows, Assistants à la conception, Interface WYSIWYG. Toutes ces données pourront se présenter suivant différentes mises en forme (tableau, tableau croisé ou graphe) grâce à des outils simples et puissants. Il est possible aussi d'afficher sur un même rapport les résultats d'autres sources de données (autre requête, fichier texte, Excel). Pour assurer la confidentialité de certaines données, Business Objects assure également la mise en place d'un environnement sécurisé par les services informatiques.

- Autonomie d'interrogation

Un Univers est une représentation totale ou partielle de la base de données adaptée à un métier de l'entreprise ou à un domaine d'application particulier. Il regroupe un ensemble de mots du vocabulaire métier : les objets. Exemple : Dans un Univers de vente, vous retrouverez les mots courants d'un responsable de vente : client, vendeur, chiffre d'affaires, date de commande, article, prix, stock, magasin, etc. Autant d'éléments qui vont lui permettre d'accéder aux informations dont il a besoin de manière autonome et sans contrainte technique. L'Univers est créé par le service informatique.

- Autonomie d'interrogation : les objets

Les classes et les objets sont définis par le Designer. Les objets sont les éléments à avoir une correspondance SQL. Ils peuvent contenir des informations existant directement dans la base de données (ex. : Pays) ou des informations calculées (ex. : chiffre d'affaires). Les classes permettent de regrouper les objets par thème de manière à les retrouver intuitivement. Une classe peut être subdivisée en sous-classes. L'usage et la pratique conduisent souvent à distinguer un ensemble de classes décrivant plutôt les objets de base de l'activité (axes d'analyses) et des classes présentant des indicateurs plus synthétiques tels que des totalisations, des moyennes, etc.

- Autonomie d'interrogation : interface intuitive

Une requête est une interrogation de la base de données. Créer une requête consiste à combiner des objets entre eux pour construire une phrase. Exemple : Quel est le chiffre d'affaires de chaque pays de résidence pour l'année 1995 ? Toute la difficulté réside ici à s'accorder sur les mots de vocabulaire (exemple : Définition du chiffre d'affaires…) et ensuite à choisir les bons objets correspondant à la question.

- Autonomie de présentation

Sur son poste client, l'utilisateur va créer des documents dans lesquels il va pouvoir présenter les résultats de ses requêtes sous forme de tableaux, tableaux croisés ou graphes. Un document pourra contenir une ou plusieurs requêtes. La mise en forme des documents constitue souvent l'étape la plus longue pour l'utilisateur. Business Objects offre une interface permettant de simplifier et d'accélérer cette mise en forme : utiliser des modèles prédéfinis, envoyer des documents à d'autres utilisateurs.

- Autonomie d'analyse

L'analyse des données consiste à manipuler les résultats, à les présenter sous différents angles en changeant d'axe d'analyse (Module rotation), ou suivant différents niveaux de détail (zoom descendant : module explorer).

III. PUISSANCE : multisources de données

- Accès aux données d'une base relationnelle sur un serveur

Univers : Accès via une interface métier qui masque la complexité du SQL (généré par BO en fonction des objets associés) SQL à la carte : les données sont extraites au travers d'une requête SQL saisie. La structure de la base, ainsi que le langage d'interrogation doivent être bien connus.

Procédures stockées : les données sont extraites au travers d'ensembles de commandes SQL stockées sur les serveurs.

Procédures Visual Basic : les données sont extraites au travers de scripts Visual Basic. Ces deux derniers modes sont plutôt réservés aux administrateurs.

- Accès aux données en local

Données personnelles : elles sont extraites de fichiers 'plats' localisés soit sur votre poste, soit sur un serveur de fichiers.

IV. Environnement

- Client/serveur

Business Objects utilise l'architecture Client/serveur : le poste client est convivial, ergonomique, supporte les logiciels bureautiques standards, peut être connecté du réseau, donne une indépendance à son utilisateur. Les serveurs sont puissants, supportent des bases de données volumineuses, peuvent centraliser des données de références communes à tous. Mode de fonctionnement :

1. Création d'une requête en local dans un document ;

2. Le SQL généré par Business Objects est envoyé au serveur ;

3. Le serveur exécute le SQL et rapatrie les résultats en local ;

4. L'utilisateur peut exploiter ses données en local : - Mise en forme - Analyse dynamique – Impression.

- Sécurisé

Protections des données : BO ne permet de faire que de la sélection de données. Il protège ainsi de toute insertion, modification ou suppression de données. L'Univers accède à ses données d'un serveur via une connexion SGBDR déjà sécurisée. Confidentialité : l'accès aux Univers est géré par le Superviseur. De même, l'accès à certains objets peut être interdit par ce dernier selon leur niveau de confidentialité. BO permet une gestion totale des droits au niveau traitement et au niveau données.

V. Les modules Business Objects

a) Business Objects : création de rapports.

Reporter : module de base permettant l'interrogation et la présentation de données.

Analyser : module d'analyse par changement d'axes.

Explorer : module d'analyse par exploration.

b) DESIGNER : construire les Univers, les documenter et les mettre à disposition des équipes utilisatrices.

c) SUPERVISOR : gérer les droits d'accès : définir les groupes et les utilisateurs, leur affecter des droits sur les différents modules et leur fonctionnalités, et sur les ressources Univers et documents.

e) BROADCAST AGENT : automatiser les tâches répétitives de traitement et de diffusion (programmer des traitements sur des documents à intervalles réguliers).

f) BUSINESS QUERY : interrogation à partir d'Excel : appeler dans Excel l'éditeur de requête Business Objects et faire la mise en forme avec Excel.

g) WEB INTELLIGENCE : Business Objects sur le WEB, interroger, mettre en forme et analyser les informations sur le Web.

h) BUSINESS MINER : analyser des corrélations entre variables et construire des arbres de décision.

VI. Le Système d'Information décisionnel : (SID)

En amont des aspects de restitutions des données se situent des problématiques de : Collecte des données, Consolidation des données, Modélisation, Chargement des données et Rafraîchissement des données.

- Le Data Warehouse (DW)

Base de données de type relationnelle destinée à accueillir les informations de l'entreprise, à des fins notamment de pilotage d'activité. Alimentée par des sources hétérogènes et indépendantes des systèmes opérationnels, elle contient une information contrôlée et permet de centraliser le référentiel de pilotage de l'entreprise en offrant d'importances capacités de stockage. C'est l'entrepôt d'informations structurées de l'entreprise.

- Orientée données (statiques)

- Non volatil (insert …)

- Intégrée (fiables et contrôlées)

- Historiée

- Détaillée

- Les Data Marts

Orienté métier, ils sont positionnés dans le temps (mois, semaine…). Ils sont nécessaires pour des contraintes de performance (si insuffisante sur DW) ou des contraintes liées à l'EIS (type de requête, format de stockage) - Alimenté à partir de l'entrepôt de données - Calcul d'indicateurs et agrégation

QUALITÉ DE L'INFOCENTRE

GAINS

Pertinence des modèles

Contribution de l'infocentre aux finalités de l'entreprise

Adaptation de la couche sémantique

Utilisation des données dans les termes des utilisateurs

Ergonomie de l'interface

Apprentissage et utilisation plus rapides

Disponibilité de l'information

Utilisateurs plus efficaces

Fiabilités des données

Qualité des décisions améliorées

Fréquence de rafraichissement des données adéquates

Prise de décision sur des situations récentes

Temps de réponse en adéquation avec les attentes

Productivité accrue

Assurance du respect des droits sur les données et les fonctionnalités de l'outil

Sécurité et répartition des rôles

VII. De la base de données à Business Objects

- Les tables

Table de la base de données reconnue utile dans le modèle Data Warehouse retenu.

- Les jointures

Lien simple ou complexe qui joint deux tables de la base de données. Définie par un fragment de SQL, établissant les conditions de jointure entre deux tables, qui sera systématiquement reprise lors de la génération des requêtes SQL qui utiliseront ces deux tables

- Les alias

Autre nom logique donné à une table (équivalent à l'alias SQL), utilisé principalement pour distinguer les différentes utilisations qui peuvent être faites d'une même table (typiquement une table de libellé / ex. : pays du client, pays du fournisseur, pays de fabrication, etc.).

- Les contextes

Sous-ensemble de jointures, n'autorisant qu'un seul chemin pour aller d'une table à une autre

- Les Univers

Représentation totale ou partielle d'une base de données, pertinente et adaptée aux besoins d'analyse d'une population d'utilisateurs.

- Les classes

Regroupement logique d'objets du même thème. Les classes peuvent être divisées en sous-classes pour faciliter le classement des objets et leurs recherches ultérieures.

- Les objets

Correspond à un mot du vocabulaire professionnel de l'utilisateur. Défini par des fragments de langage SQL (Select/Where) qui seront systématiquement repris lors de la génération des requêtes qui l'utiliseront.

- Les hiérarchies

Les objets sont définis hiérarchiquement pour permettre leur utilisation dans des analyses multidimensionnelles.

VIII. Localisation des données

- Sur les postes clients

(Superviseurs, Designers et utilisateur).

- Exécutable BO.

- Données locales.

- Définition locale des Univers, des documents, de la sécurité.

- Sur les serveurs

Sources de données du data Warehouse. Référentiel par domaine :

- définition centralisée des Univers ;

- documents ;

-données de sécurité.

IX. Compatibilité

Business Objects est compatible avec les principaux Systèmes de Gestion de Bases de Données du marché (DB2, ORACLE, SQL SERVER, INFORMIX, INGRE, ACCESS, SAP BW, METACUBE, HYPERION, DBASE, SYBASE…).

X. Requêtes

Pour préciser ce qui se passe lors de la définition d'une requête, détaillons les différentes phases.

1. Les Univers sont définis par les administrateurs et sont référencés en un seul endroit sur un serveur.

2. Un utilisateur BO, autorisé à exploiter cet Univers, 'IMPORTERA' une fois cet Univers, il sera ensuite automatiquement remis à jour si nécessaire.

3. La requête est ensuite construite sur le poste utilisateur BO.

4. BO va générer le SQL de la commande correspondant aux spécifications de la requête.

5. Cette commande va être adressée au serveur qui contient les données.

6. La commande est alors exécutée sur le serveur, qui renvoie ensuite les données correspondant à la demande.

7. Ces données sont maintenant présentes physiquement sur le poste BO qui en a fait la demande.

XI. Les préalables à la définition des Univers

Les étapes préalables à la construction d'un Univers, sont selon le contexte :

- la modélisation de la base de données ;

- l'implémentation de la base de données ;

- l'alimentation de la base de données.

Dans ces étapes, les points importants sont :

- l'adaptation de la base de données à la réalité fonctionnelle (pertinence) ;

- les caractéristiques physiques de la base (performance) ;

- le plan de sécurité (confidentialité) ;

- la normalisation (facilitera la définition des Univers).

XII. Démarche de création d'Univers

La méthodologie de conception d'un Univers BO permet de créer des Univers aussi bien simples que complexes. Elle s'appuie sur différentes étapes bien spécifiques qui sont reprises au travers des points suivants :

- paramétrage de l'Univers : définition de la chaîne de connexion à la base de données et des restrictions éventuelles ;

- sélection des tables et des colonnes parmi toutes celles de la base de données spécifiée dans l'étape précédente ;

- création des jointures : il s'agit des jointures entre les tables qui seront utilisées lors de l'exécution de la requête (totalement transparentes pour les utilisateurs finals) ;

- détermination de la cardinalité : il s'agit d'énoncer le nombre minimum et maximum d'occurrences d'une entité par rapport à l'autre ;

- résolution des boucles par les contextes et les alias : lorsqu'il existe plusieurs chemins possibles entre deux tables, il est indispensable soit de casser certaines boucles inutiles, soit de créer des contextes ou des alias (ou autre possibilité voir dans prochain tutoriel) ;

- définition des classes et des objets : adaptation physique de la vision des données de l'entreprise au métier pour lequel est conçu l'Univers ;

- définition des hiérarchies : organisation des niveaux de consolidation au sein d'un axe d'analyse afin de permettre l'analyse multidimensionnelle.

Un Univers est stocké localement dans un document unique qui a pour suffixe « .UNV ». Il s'ouvre, se ferme, se modifie, s'enregistre et se supprime comme un document Word ou Excel.

XIII. L'assistant de création d'Univers

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La première étape permet de définir le nom de l'Univers et sa connexion :

- saisissez le nom de l'Univers

- sélectionnez la connexion à la base de données : vous devez, à ce niveau, choisir une connexion à la base de données parmi celles déjà définies ou en créer une nouvelle en passant par le choix du driver à utiliser pour se connecter à cette base (bouton Créer dans le cas o ù vous devez en créer une nouvelle).

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Pour créer des classes et des objets, sélectionnez les tables ou les colonnes et cliquez sur le bouton Ajouter. Les classes sont représentées par des dossiers. Vous pouvez effacer une classe ou un objet avec la touche [SUPPR] ou après l'avoir sélectionné avec le bouton supprimer. Vous pouvez changer le nom des classes en double-cliquant dessus. Il est possible de visualiser les 100 premières valeurs d'une table ou d'une colonne en la sélectionnant dans la liste des tables et des colonnes puis en cliquant sur le bouton Valeur.

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Un objet de type indicateur provient d'une fonction d'agrégation (nombre, somme…) et est toujours numérique. Pour créer un indicateur, sélectionner une colonne dans la liste des tables et des colonnes puis cliquer sur le bouton correspondant à la fonction d'agrégation désirée. Vous pouvez également changer le nom de l'indicateur en double-cliquant dessus.

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Génération de l'Univers : l'assistant calcule et affiche le nombre de classes, d'objets et de jointures qui ont été créés. Si des boucles ont été générées, un message vous le signale.

XIV. Exercices

- Démarrez le module Designer et exécutez l'assistant de création d'Univers.

- Définissez les paramètres de connexion (choisir la connexion Club (ou la créer) - Club est une des deux bases Access démo livré avec BO : chemin habituel :)

- Créez la classe Lieu de Séjour en insérant la colonne « resort/Resort » et nommez l'objet : lieux de séjour.

- Insérez dans cette classe les objets Type de service (service_line / Service_line) et service (Service/service).

- Créez la classe client en insérant la table Customer.

- Supprimez les objets : cust_id, city_id, sales_id et sopnsor_id et renommer les objets restants.

- Insérez les objets Nationalité (Country/country), Région (Region/region) et ville (city/city).

- Créez la classe vente (Sale), supprimez Inv_id et Cust_id et renommez l'objet restant en Date facture.

- Créez la classe Réservation (reservation), supprimez res_id et cust_id et renommez l'objet en date de réservation.

- Créez les indicateurs Nb client (égal à la somme de nb_guest/ Invoice_line) et Nb prévisionnel clients (égal à la somme de future_guests / reservation_line).

- Générez l'Univers.

Résultat attendu

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Conclusion

Cette première partie assez théorique vous aura familiarisé avec un vocabulaire assez formaliste Propre à BO. À noter que si vous avez bien réussi les exercices de fin de tutoriel, c'est que vous êtes prêt pour le suivant.

Dans le prochain tutoriel : Comment paramétrer un Univers, Les tables, les jointures, Les boucles (définitions et les trois façons de les résoudre) et exercices.

Liens utiles

Remerciements

Un grand merci pour l'équipe BI de développez.com et particulièrement à Fleur-Anne Blain pour sa disponibilité et ses précieuses informations

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